1. Organizarse

Espacio de trabajo. Contar con un espacio dedicado a la traducción: una oficina con conexión a Internet, teléfono, etcétera.

Horario regular. Acostumbrarse a un horario determinado, incluso en los casos de ausencia de trabajo.

Material lingüístico. En nuestra oficina deben estar disponibles diccionarios, gramáticas, libros de estilo…

Material informático. Tanto los programas como las copias de seguridad tienen que estar actualizados.

Material de comunicación. Contar con plantillas de factura preparadas, currículo actualizado y respuestas a los mensajes estandarizadas.

Foros y redes. Buscar listas de correo adecuadas; entrar en redes de traductores.

Dominio + hosting. Es recomendable para almacenar material de referencia.

2. Gestionarse como microempresa

Rendimiento. Calcular el rendimiento para adaptar las tarifas. Calpro (disponible en la página de Asetrad) es una buena herramienta para calcular gastos de gestión, gastos materiales, etcétera.

Cuantificación de gastos. Darse de alta en Hacienda y en la Seguridad Social. Debemos ser rigurosos con la contabilidad y, si es necesario, contratar a un gestor. Hay listas especializadas en Internet que pueden resultarnos de utilidad. Abrir una cuenta bancaria dedicada exclusivamente a los ingresos y gastos profesionales ayuda en la tarea de contabilidad.

Hoja de control, hoja de proyecto. Mantener una hoja de cálculo por cliente o proyecto para visualizar los avances, la regularidad de los encargos, la evolución de tarifas…

Guardar todos los mensajes. En caso de conflicto pueden servirnos como prueba.

Morosidad. Cuando se dé un caso de morosidad, enviar una carta de reclamación certificada a la empresa para explicar la situación; si no hay respuesta, enviar un burofax con el aviso de demanda judicial si no pagan la deuda. Se puede acudir al juzgado, pero siempre conviene contar con la opinión previa de un gestor.

Evitar la exclusividad. No es recomendable trabajar para una sola empresa. Es conveniente que dediquemos un diez o un veinte por ciento de nuestro tiempo a buscar clientes. Una empresa que nos mantenga plenamente ocupados impide que dediquemos tiempo a trabajar para otras.

3. Saber venderse

Valorarse/especializarse. Es importante que valoremos nuestras competencias. Conviene que nos especialicemos para dar un valor añadido al servicio; debemos ser capaces de decir qué nos diferencia de los demás, cuáles son nuestras competencias.

Tarifas. Aplicar tarifas de mercado. Las tarifas bajas siempre perjudican. Se puede pedir una tarifa de mercado y pagar a un revisor.

Mercados internacionales. Vale la pena investigar las posibilidades en otros mercados y no limitarse al mercado nacional.

Página web, tarjeta, mensaje en el contestador. La web puede ser muy útil, pero debemos evitar poner en ella grandes expectativas que no se cumplen nunca (por ejemplo: sitios web «en construcción» permanente); no deben utilizarse marcos: ahora las páginas se escriben en Xhtml 1.0.

Currículo. Adaptar el currículo en función del tipo de oferta. Destacar lo que importa realmente. Tener preparado uno conciso y otro más largo y detallado. Cuidar su presentación (la redacción debe ser clara; atención a las faltas de ortografía): también es parte de nuestra presentación como traductores. 

Trados. A la hora de aceptar un presupuesto, el sistema de concordancia de los segmentos es arbitrario, no tienes por qué aceptar el análisis de Trados, según el tipo de texto. Sobre todo, cuidado con las memorias de traducción desconocidas que suministra el cliente.

4. Demostrar profesionalidad

Formalidad. El trato siempre debe ser respetuoso y formal, pero debemos evitar que parezca servil. Mantener la distancia y ser elegantes en el trato.

Datos de contacto claros. Ponerse en contacto con nosotros debe ser fácil y cómodo.

Mensajes. Los mensajes que enviemos deben estar perfectamente redactados, bien presentados (cuidado con la ortografía) y conviene que sean concisos y claros. En los mensajes estamos demostrando ya nuestra capacidad como traductores.

Reclamaciones. Ante posibles reclamaciones del cliente, es necesario mostrar una actitud seria y profesional.

Foros y listas. Conviene que en ellos nos identifiquemos con nombre y apellido (en los foros serios, y también con el cliente, produce mejor efecto que un apodo o una mera dirección de correo electrónico). El mensaje debe ser conciso, especificando siempre en el asunto el motivo de la consulta. Hemos de evitar el envío de mensajes que no estén relacionados con el tema del foro. Releer los mensajes antes de enviarlos a la lista (atención de nuevo a la redacción y la ortografía) y comprobar siempre el destinatario. No enviar nunca un presupuesto o un currículo a una lista. Matizar las palabras y evitar las subidas de tono.

Muchas veces se encuentra trabajo en los foros o a través de compañeros, por lo que resulta muy importante dar buena impresión; se trata de que nos presentemos como una persona competente.

5. Buscar clientes

Hay dos tipos de búsqueda, la de respuesta y la asertiva:

• Respuesta. Indicar siempre con claridad la referencia de la oferta para evitar confusiones. Buscar el interlocutor adecuado. Enviar un currículo adaptado a la oferta: demostrar que somos el candidato perfecto.
• Asertiva. Buscar clientes en función de la especialidad; estudiar el mercado y enviar el currículo con criterio. Adaptar la web y el currículo al tipo de trabajo que se busca. Buscar un interlocutor adecuado y fijo: recursos humanos, jefe de proyecto…

Es muy útil hacer una hoja de Excel y apuntar las búsquedas por columnas: fechas, si hubo respuesta, tarifa propuesta, etcétera. Con el filtro y la función de menú despegable,podemos darnos cuenta de la eficiencia de la búsqueda de clientes y corregirla si no es satisfactoria.

Tener material de traducciones que hayamos hecho para poder enviar muestras si las piden.

Siempre es mejor ser sincero («no sé mucho, pero me interesa»).

Llamadas telefónicas. Poner por escrito algunas frases para no tartamudear. 

Pruebas de traducción. Pueden ser remuneradas o no. No deben ser de más de una página sobre un tema específico. El cliente ha de darnos su opinión; si no lo hace, tenemos que insistir. Revisar muy bien las pruebas.

Prácticas. Han de ser remuneradas, con dinero o en especie (licencia de software,formación…).

Trabajo voluntario. Pedir un certificado que especifique que el trabajo se ha hecho gratuitamente, con comentarios positivos sobre la traducción. Esto evita malentendidos con Hacienda y permite tener un «certificado» de un cliente.

6. Qué hay que tener en cuenta antes de ponerse a traducir

Verificar la seriedad de la empresa. Si hubo problemas de morosidad con otros traductores, dónde está la sede… Leer bien la página web, comprobar que funciona el fax, hacer una llamada para verificar antes de aceptar un trabajo, ver si hay traductores contentos con esta empresa…

Elaborar un presupuesto adecuado. Leer bien el texto original para ver si hay dificultades terminológicas o si está más o menos bien escrito (un texto mal escrito en el idioma fuente será más difícil de traducir). Si se trata de una revisión, leer atentamente el texto. Tener mucho cuidado a la hora de aceptar la revisión de traducciones (hay quien traduce automáticamente un texto y lo da para revisar). Facturar las urgencias (si significan trabajo de noche o en fin de semana) y la gestión de los formatos.

Archivar copia de seguridad.

Pedir material de referencia.

Acordar bien los plazos de entrega y de pago. 

Tener todo lo que se haya acordado en un mensaje.

7. Facilitar la vida al cliente

Comunicación con el cliente. No debemos olvidar que los clientes no manejan la jerga del traductor.

Consultas/notas del traductor. Es recomendable juntar todas las dudas en un único documento y explicarlas de la manera más clara posible. 

Es importante conservar los nombres de archivos y la estructura de carpetas. Cambiar el nombre del archivo puede dar lugar a confusión.

Pedir retroalimentación. Tenemos que pedir su opinión al cliente, estar abiertos a las críticas, mantener la sangre fría y la elegancia. En general, es una buena oportunidad para aprender a traducir, a tratar mejor al cliente y a cuidar algunos detalles.

La factura. Se envía una vez concluido el trabajo. Si son varias, también se puede enviar una factura global a fin de mes.

En caso de que nos sustituyan. Cuidado a la hora de recomendar o subcontratar a otros traductores. Debemos avisar de ello al cliente o bien revisar el trabajo antes de la entrega.

Personalizar el contacto. Insistir en hablar siempre con la misma persona, dar confianza, cuidar el trato.

Regularidad de horarios. Es importante que el cliente sepa cuándo nos puede localizar y que cumplamos esos horarios. El teléfono debe estar operativo, con un mensaje serio en el contestador.

Revisar los mensajes regularmente. Debemos demostrar que estamos disponibles para nuestros clientes.

8. Ahorrar tiempo. Aumentar la productividad

Organizar bien el trabajo en el ordenador. Ejemplo de organización: para cada proyecto, crear una carpeta de originales; una de traducción; una de textos revisados, y una de gestión. Cada uno seguirá su propio sistema de organización, pero debemos ser siempre capaces de encontrar los documentos con rapidez y no perder nada.

Todo tiene que quedar reflejado por correo electrónico. Tener un programa de correo para gestionar los mensajes (Thunderbird, Outlook…). Estos programas permiten crear carpetas para cada cliente o proyecto de traducción.

Entorno de trabajo para aumentar la productividad. Un buen entorno de trabajo permite aumentar la concentración y, por tanto, el rendimiento. Con una silla incómoda, tendremos que hacer más pausas. Una buena silla nos evitará acumular tensiones en la espalda, el cuello, las manos… También es importante tener la mesa despejada y que la iluminación sea lateral, para evitar reflejos en la pantalla. Si la ventana está enfrente o detrás de la pantalla, puede cansar la vista. Si trabajas con portátil, utiliza un teclado externo y una estación de trabajo para que la pantalla quede a la altura de los ojos.

Guardar copias de seguridad en un disco duro externo o en un servidor. Hay que acostumbrarse a hacer copias de seguridad regularmente: correo, contactos, trabajos, glosarios…

Tener un SAI. Debemos tener siempre presente la posibilidad de que se den problemas con el suministro de electricidad. Un SAI es un aparato que, en caso de avería eléctrica, evita que el ordenador se apague bruscamente y se pierdan los cambios realizados o llegue a quemarse el disco duro. Todo el equipo ha de estar enchufado al SAI.

Un ordenador limpio. Todo lo que se instala, ralentiza el ordenador. Es importante tener un escritorio ordenado y no acumular programas que no utilizamos.

TAO. Utilizar TAO puede ser muy útil para ganar en productividad para los textos técnicos donde los segmentos se pueden repetir. También permite ganar en coherencia a lo largo de una traducción o de unificar un texto traducido por varios traductores. La TAO más común es Trados, pero también existen DejaVuX, SDLX, Star Transit, Catalyst, Freebudget…

9. Formarse

Ir al extranjero/volver a nuestro país. Para refrescar la práctica del idioma y no perder el contacto con la lengua de trabajo.

Hacer cursos. A la hora de elegir un curso hay que fijarse en quién lo imparte, qué tipo de título conceden y quién lo reconoce. Hay estafas. 

Especialización. Es recomendable especializarse en un campo que nos guste y por el que tengamos interés. Especializarse significa formarse continuamente, leer libros y artículos sobre el tema de especialización. Cuidado con no especializarse demasiado.

Leer/escribir. Es la forma más barata de formarse.

Libros empresariales, marketing, gestión. Trabajar como autónomo no deja de ser dirigir una pequeña empresa; por tanto, es recomendable leer literatura empresarial, que nos permitirá aprender mucho sobre las actividades relativas a nuestro trabajo como traductores fuera de la propia traducción.

10. Saber decir no

¿Quién te ofrece el encargo? Las empresas de ciertos países suelen poner tarifas irrisorias.

Rendimiento. Se puede considerar que traducir 2000 palabras al día todos los días del mes es un ritmo alto; no podemos aceptar, pues, 50 000 palabras para el lunes.

Mantener tarifas de mercado

Si no se sabe. Es mejor rechazar la oferta cuando se trata de un tema que no se domina, pues, además de resultar una pérdida de tiempo, lo más posible es que no lo hagamos bien. Es mejor decir no, en lugar de quedar mal.

Si no se tiene tiempo. Es mejor no intentar estirar los límites del tiempo.