El proceso de traducción de documentos de MS Office o de páginas Web con Trados u otras CAT Tools es excelente, pero muchos de los documentos que se reciben para traducir (o casi todos) son en formato PDF. ¿Qué hacemos entonces?

Supongamos que un cliente tiene un manual de instrucciones diseñado íntegramente en InDesign, pero lo quiere distribuir en su sitio web. Sólo las personas que tenganInDesign podrían abrir ese archivo. Así que para hacerlo accesible a todo el mundo, lo publico en formato de documento portátil (PDF) para que pueda abrirse en cualquier PC y sobre cualquier plataforma (Windows, Mac, Linux).

Pero si bien la distribución de archivos PDF es fácil, la extracción de su contenido traducible es un desafío mucho más grande. Por eso, ante todo hay que solicitarle al cliente el envío de archivos originales. De no existir estos archivos, tenemos otras alternativas que detallaremos a continuación.

El cliente debe ser informado sobre de los desafíos de la conversión de archivos PDF; que puede ser posible extraer el texto, pero que el formato puede (en parte) perderse, en especial cuando el documento tiene columnas o cajas de texto. Si el cliente espera recibir el documento traducido con el mismo formato, puede ser necesario el servicio de DTP. ¿El cliente estará dispuesto a pagar extra por este servicio? Ni que hablar de los documentos escaneados, con múltiples sellos superpuestos al texto, roturas, manchas de café o manuscritos. Estos PDFs resultan casi imposibles de convertir, y requerirán seguramente de una transcripción previa del texto.

Por lo general, los traductores utilizan herramientas de terceras partes para convertir archivos PDF en documentos de Word, PowerPoint o Excel. Algunos dicen que funciona a la perfección, mientras que otros los han probado y les ha resultado inútil ya que el formato se puede ver afectado o directamente perderse.

La buena noticia es que las versiones de SDL Trados Studio 2009 y 2011 soportan la lectura de algunos archivos PDF. La mala, es que tiene muchas limitaciones ya que sólo funciona con archivos PDF de texto editable (de fácil selección y generados directamente desde MS Office o programas de diseño). Asimismo, Acrobat Reader o Foxit Reader son herramientas gratuitas que permiten abrir un documento PDF y luego guardarlo como archivo de texto. Pero al hacerlo, un “enter” aparecerá al final de cada línea, con lo cual queda incorrectamente segmentado para las CAT tools.

La solución es conseguir un conversor OCR como Solid PDF Converter o Abby Reader, o herramientas gratuitas en línea como PDFtoWord.com. Abby es una buena alternativa para documentos escaneados simples, mientras que el Solid sólo funciona con archivos PDF generados desde un software.

En definitiva, hay que estar bien preparado; nunca está de más tener dos o más conversores instalados ya que, como diría Forrest Gump, un PDF es como “una caja de chocolates, nunca se sabe qué nos puede tocar”.